Jemand, der vorbeikommt
Wenn es klemmt, steht der gleiche Kollege bei Ihnen im Büro, der das System gebaut hat.
Software, KI & Automatisierung aus Ulm Bereit abzuheben?
Wir entwickeln individuelle Software, automatisieren wiederkehrende Abläufe und setzen KI dort ein, wo sie Ihrem Team wirklich Arbeit abnimmt: Angebote schneller raus, Rechnungen ohne Abtippen, Anrufe auch nach Feierabend.
Ein Betrieb, ein Auftrag, neun Kapitel.
Scrollen Sie einfach weiter. Am Beispiel eines Haustechnik-Betriebs aus Ulm sehen Sie, wie aus Zetteln, Postfächern und Excel-Listen ein Ablauf wird, der Ihrem Team Arbeit abnimmt. Betrieb, Namen und Daten im Beispiel sind erfunden.
Gute Arbeit, zu viele Handgriffe.
Ein Haustechnik-Betrieb aus Ulm, 25 Mitarbeitende, volle Auftragsbücher. Rechnungen liegen im Postfach, Lieferscheine im Ordner, Aufträge in einer Excel-Liste. Rückrufwünsche stehen auf Klebezetteln.
Dieselben Angaben werden zwei-, dreimal abgetippt. Wer gerade was bearbeitet, weiß nur, wer fragt. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann scrollen Sie weiter.
Der Anruf um 19:40 Uhr.
Feierabend, die Heizung eines Kunden fällt aus. Statt einer Mailbox nimmt ein KI-Telefonassistent ab. Er sagt gleich zu Beginn, dass er ein automatischer Assistent ist, fragt Anliegen und Rückrufnummer ab und legt alles für Ihr Team an.
Dringende oder unklare Fälle folgen einer vereinbarten Übergabe an Menschen. Was der Assistent selbst erledigt, legen wir mit Ihnen fest.
- Erreichbar, auch nach Feierabend
- Rückrufe mit allen Angaben
- Personal entlasten
Belege, die sich selbst abtippen.
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare liest eine KI-gestützte Dokumentenerkennung mit Texterkennung (OCR). Belegnummer, Datum, Beträge und Positionen landen direkt in den richtigen Feldern.
Jede Angabe wird gegen Regeln geprüft. Was unsicher erkannt wurde, bleibt markiert und geht zur Prüfung an einen Menschen, bevor es weiterläuft.
- Texterkennung auch bei Scans
- Datenfelder automatisch erfassen
- Prüfung von Pflichtfeldern und Beträgen
- Übergabe an ERP, CRM und Workflows
Alles an einem Ort. In Sekunden gefunden.
Erkannte Belege werden automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet. Rechnung, Lieferschein und Angebot liegen in einer gemeinsamen Ablage, mit Suchmerkmalen und klaren Zugriffsrechten.
So wird aus dem papierlosen Büro mehr als eingescannte Ordner: Eingang, Ablage und Bearbeitung passen zusammen, auch für E-Rechnungen.
Ein Ablauf statt zehn Handgriffe.
Eine Serviceanfrage kommt rein. Ein automatisierter Workflow prüft die Angaben, legt eine Aufgabe an und ordnet sie dem zuständigen Team zu. Fehlt etwas, geht automatisch eine Rückfrage raus.
Freigaben bleiben bei der verantwortlichen Person. Vertretung, Status und was bei Fehlern passiert, legen wir vorher gemeinsam fest.
Systeme, die miteinander reden.
Bisher beginnt ein Auftrag in einer Tabelle, wird ins CRM übertragen und später noch einmal im ERP erfasst. Jetzt bereitet eine KI die Angaben aus der Anfrage vor, und Schnittstellen geben sie an die richtigen Programme weiter.
Vorher klären wir, welches System die führenden Daten hat. Widersprüchliche Werte werden markiert, statt ungeprüft übernommen zu werden.
Wenn keine Standardsoftware passt.
Manche Abläufe bildet keine fertige Software sauber ab. Dann entwickeln wir eine individuelle Anwendung, die Auftrag, Zuständigkeit und nächsten Schritt zusammenführt und mit Ihren vorhandenen Programmen verbunden ist.
Wir beginnen mit einem ersten nutzbaren Umfang, testen ihn mit Ihrem Team und planen Pflege und Weiterentwicklung von Anfang an mit ein.
Klein anfangen. Im Alltag prüfen.
Niemand muss alles auf einmal umstellen. Wir starten mit einem einzigen Vorgang, der heute Zeit kostet, und prüfen gemeinsam mit Ihrem Team, ob der Aufwand tatsächlich sinkt.
Läuft der erste Prozess nicht besser als vorher, stellen wir nichts in Rechnung. Erst dann geht es an den nächsten.
So gehen wir vor.
Ob Digitalisierung, Prozessautomatisierung oder KI: Wir fangen nicht beim Werkzeug an, sondern bei dem Vorgang, der in Ihrem Unternehmen jeden Monat Zeit frisst. Für Unternehmen in Ulm, Neu-Ulm und Umgebung kommen wir dafür auch gerne vorbei.
- 01
Den Ablauf verstehen
Wir verfolgen einen Vorgang vom Eingang bis zum Ergebnis. Dabei wird sichtbar, welche Informationen fehlen, wo zwischen Programmen gewechselt wird und welche Entscheidungen Zeit brauchen. Manchmal reicht eine bessere Übergabe, manchmal braucht es eine Verbindung zwischen zwei Systemen.
- 02
Systeme sinnvoll verbinden
Daten sollen nicht jedes Mal neu erfasst werden. Wir prüfen, welche Angaben bereits vorhanden sind, wer sie braucht und wie sie zuverlässig weitergegeben werden. Dazu gehört auch, was passiert, wenn eine Eingabe fehlt oder ein System nicht erreichbar ist.
- 03
Im Alltag prüfen
Ein neuer Ablauf muss für die Menschen funktionieren, die täglich damit arbeiten. Wir beginnen mit einem überschaubaren Vorgang, holen Rückmeldungen ein und prüfen, ob der Aufwand tatsächlich sinkt. Erst dann folgt der nächste Schritt.
Warum ausgerechnet wir?
Wir sagen auch mal ab
Wenn ein Prozess sich mit einem Makro lösen lässt, verkaufen wir Ihnen kein KI-Projekt.
Erst ein Prozess, dann der Rest
Wir starten mit einem einzigen Prozess. Läuft dieser nicht besser als vorher, stellen wir nichts in Rechnung.
Ihre Daten bleiben in der EU
Verarbeitung auf europäischen Servern, mit AV-Vertrag und ohne Training mit Ihren Inhalten.
Fragen zu Software, KI und Automatisierung
Wo fängt man mit Digitalisierung und Automatisierung an?
Bei einem konkreten Vorgang, der heute Zeit kostet: Unterlagen suchen, Angaben mehrfach eingeben oder auf Freigaben warten. Wir betrachten den gesamten Ablauf und stimmen einen überschaubaren ersten Schritt mit Ihrem Team ab.
Müssen bestehende Systeme ersetzt werden?
Wir prüfen zuerst, welche Programme und Übergaben weiter genutzt werden können. Wenn eine Funktion oder Verbindung fehlt, kann eine individuelle Anwendung oder ein Workflow helfen. Aufwand und Betrieb werden vor der Umsetzung abgestimmt.
Lässt sich KI datenschutzkonform einsetzen?
Ja, wenn die Grundlagen stimmen: eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ein klarer Ort für die Datenverarbeitung und Regeln zur Löschung. Diese Punkte klären wir vor der Umsetzung, gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was bedeutet der EU AI Act für uns?
Für die meisten Anwendungen im Mittelstand geht es vor allem um Transparenz und Kompetenz. Wer mit einem Chat- oder Voicebot spricht, muss erkennen können, dass eine KI antwortet. Und wer KI im Unternehmen einsetzt, muss dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden ausreichend damit umgehen können. Für Anwendungen mit hohem Risiko gelten strengere Regeln.
Was passiert, wenn die KI ein Dokument falsch liest?
Erkannte Angaben werden gegen Regeln geprüft, etwa Pflichtfelder, Beträge oder bekannte Lieferanten. Unklare Fälle landen zur Prüfung bei einem Menschen. Wo eine Freigabe nötig ist, bleibt sie bei Ihren Mitarbeitenden.
Kann ein Voicebot Anrufe nach Feierabend annehmen?
Ja. Ein Voicebot kann Anliegen wie Terminwünsche oder Rückrufbitten aufnehmen und an Ihr Team weitergeben. Der Anrufer erfährt zu Beginn, dass er mit einem automatischen Assistenten spricht. Was der Bot selbst erledigt und was er an Menschen übergibt, legen wir mit Ihnen fest.
Was gehört zu einem papierlosen Büro?
Mehr als Dokumente einzuscannen. Eingang, Ablage, Suchmerkmale, Rechte und Bearbeitung müssen zusammenpassen. Wir prüfen auch, wie E-Rechnungen, PDF und Scans in die vorhandenen Abläufe und Systeme eingebunden werden können.
Gibt es Fördermittel für Digitalisierungsprojekte?
Bund und Länder fördern Digitalisierung im Mittelstand, teils mit Zuschüssen. Die Programme und Bedingungen ändern sich regelmäßig, und viele verlangen den Antrag vor Projektbeginn. Prüfen Sie das deshalb vor der Beauftragung, etwa über die Förderdatenbank des Bundes, die IHK oder die Handwerkskammer. Den Zeitplan richten wir danach aus.
Lassen Sie uns sprechen.
Zeigen Sie uns einen Vorgang, der heute unnötig viele Schritte braucht. Ein Gespräch, etwa 30 Minuten, ohne Vertrag im Nachgang. Danach wissen Sie, woran Sie bei uns sind.
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