Nichts steht still. Ihre Abläufe auch nicht.

Digitalisierung soll die tägliche Arbeit vereinfachen: Wir sehen uns den bestehenden Ablauf an und entwickeln mit Ihrem Team einen passenden nächsten Schritt.

Ablauf besprechen

Drei Probleme, die im Alltag Zeit kosten.

Verteilte Unterlagen, aufwendige Abläufe und doppelte Eingaben kosten Zeit. Wir planen digitales Dokumentenmanagement, vereinfachen Geschäftsprozesse und prüfen die Übergaben zwischen Ihren Systemen.

Unterlagen liegen verteilt, die Suche kostet Zeit

Rechnungen, Lieferscheine und Formulare liegen in Papierordnern, E-Mail-Postfächern und unterschiedlichen Ablagen. Mitarbeitende suchen den aktuellen Stand und fragen nach, wer ein Dokument bereits bearbeitet hat.

Unsere Lösung: Wir planen digitales Dokumentenmanagement als Teil Ihres Arbeitsablaufs: Eingang, Ablage, Suchmerkmale, Zugriffsrechte und Zuständigkeiten abstimmen und einen ausgewählten Bereich testen. Für ein papierloses Büro betrachten wir auch E-Rechnungen, PDF und Scans sowie die Übergabe an bestehende Systeme.

Beispielhaft: Der Einkauf findet Rechnung und zugehörigen Lieferschein in einer abgestimmten Ablage. Zuständige und Bearbeitungsstand sind nachvollziehbar; fehlende Belege gehen in eine Rückfrage.

Angaben aus Dokumenten automatisiert erfassen

Dokumentenablauf besprechen

Ein Vorgang braucht zu viele Handgriffe und Rückfragen

Anträge oder Aufträge wandern zwischen Postfächern und Tabellen. Angaben fehlen, Freigaben bleiben liegen und Beteiligte wissen nicht, welcher Schritt als Nächstes ansteht.

Unsere Lösung: Wir nehmen den Geschäftsprozess mit Ihrem Team auf und prüfen, welche Schritte entfallen oder vereinfacht werden können. Danach digitalisieren wir den Ablauf mit klaren Zuständigkeiten, Eingaben und sichtbarem Status. Ein Pilot zeigt, ob Rückfragen und manuelle Übergaben tatsächlich abnehmen.

Beispielhaft: Ein Einkaufsantrag wird mit den benötigten Angaben erfasst und an die zuständige Person gegeben. Vertretung und Status sind festgelegt; erst nach der vorgesehenen Freigabe geht der Vorgang weiter.

Passende Workflows und Automatisierungen bauen

Freigabeprozess vereinfachen

Dieselben Angaben werden zwischen Systemen erneut eingegeben

Ein Auftrag beginnt in einer Tabelle, wird ins CRM übertragen und später erneut im ERP erfasst. Solche Medienbrüche erzeugen unterschiedliche Datenstände und Rückfragen zwischen Teams.

Unsere Lösung: Wir verfolgen die Übergaben und klären, welches System die führenden Angaben enthält. Datenfelder, Zugriffsrechte und Fehlerregeln werden abgestimmt, vorhandene Schnittstellen geprüft. So lässt sich gezielt entscheiden, wo eine Verbindung Datensilos und doppelte Eingaben reduzieren kann.

Beispielhaft: Ein freigegebener Auftrag wird mit den vereinbarten Angaben an das Zielsystem übergeben. Fehlende oder widersprüchliche Werte werden zur Prüfung markiert, statt ungeprüft übernommen zu werden.

Individuelle Software und Schnittstellen entwickeln

Systeme miteinander verbinden

Verstehen. Verbinden. Im Alltag prüfen.

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Scrollen Sie durch den Weg vom ersten Blick bis zur gemeinsamen Prüfung.

Den tatsächlichen Ablauf sehen

Wir verfolgen einen Vorgang vom Eingang bis zum Ergebnis. Dabei wird sichtbar, welche Informationen fehlen, wo Mitarbeitende zwischen Programmen wechseln und welche Entscheidungen Zeit brauchen.

Erst wenn der Ablauf klar ist, lässt sich beurteilen, was vereinfacht werden kann. Manchmal reicht eine bessere Übergabe. Manchmal braucht es eine Verbindung zwischen zwei Systemen.

Systeme sinnvoll verbinden

Daten sollen nicht jedes Mal neu erfasst werden müssen. Wir prüfen, welche Informationen bereits vorhanden sind, wer sie benötigt und wie sie zuverlässig weitergegeben werden können.

Eine Verbindung ist nur dann hilfreich, wenn Zuständigkeiten und Fehlerfälle geklärt sind. Deshalb gehört zur Planung auch, was passiert, wenn eine Eingabe fehlt oder ein System vorübergehend nicht erreichbar ist.

Im Alltag prüfen und verbessern

Ein neuer Ablauf muss für die Menschen funktionieren, die täglich damit arbeiten. Wir beginnen mit einem überschaubaren Vorgang, holen Rückmeldungen ein und prüfen, ob der Aufwand tatsächlich sinkt.

Wenn spezielle Software oder KI dafür sinnvoll ist, wird sie als eigener Baustein geplant. Wie wir solche Lösungen angehen, zeigen wir auf der Seite Software & KI.

Fragen zur Digitalisierung

Wo beginnt Digitalisierung im Unternehmen?

Bei einem konkreten Vorgang, der heute Zeit kostet: Unterlagen suchen, Angaben mehrfach eingeben oder auf Freigaben warten. Wir betrachten den gesamten Ablauf und stimmen einen überschaubaren ersten Schritt mit dem Team ab.

Was gehört zu einem papierlosen Büro?

Mehr als Dokumente einzuscannen. Eingang, Ablage, Suchmerkmale, Rechte und Bearbeitung müssen zusammenpassen. Wir prüfen auch, wie E-Rechnungen, PDF und Scans in die vorhandenen Abläufe und Systeme eingebunden werden können.

Müssen bestehende Systeme ersetzt werden?

Wir prüfen zuerst, welche Programme und Übergaben weiter genutzt werden können. Wenn eine Funktion oder Verbindung fehlt, kann eine individuelle Anwendung oder ein Workflow helfen. Aufwand und Betrieb werden vor der Umsetzung abgestimmt.

Gibt es Fördermittel für Digitalisierungsprojekte?

Bund und Länder fördern Digitalisierung im Mittelstand, teils mit Zuschüssen. Die Programme und Bedingungen ändern sich regelmäßig, und viele verlangen den Antrag vor Projektbeginn. Prüfen Sie das deshalb vor der Beauftragung, etwa über die Förderdatenbank des Bundes, die IHK oder die Handwerkskammer. Den Zeitplan richten wir danach aus.